Tablas (10ª parte)

2013 (2008+)

Ya hemos mencionado varias veces que la tarea más ardua en la elaboración de una tabla es, con diferencia, la consignación de los correspondientes datos en las celdas. No son pocas las ocasiones en las que se dispone de dichos datos en formato electrónico, procedentes de aplicaciones de bases de datos, hojas de cálculo o como archivos de texto elaborados automáticamente por aparatos topográficos y otros dispositivos. En esos casos, AutoCAD permite confeccionar automáticamente una tabla en el dibujo recogiendo los datos que residen en el archivo externo y establecer, además, una comunicación entre la tabla y el archivo de modo que ambos se mantengan sincronizados en todo momento.

Estas tablas automáticas requieren definir previamente lo que se conoce como un vínculo de datos, donde se recopila la información necesaria para establecer la conexión entre la tabla y el archivo externo. Por razones de espacio, en esta entrega trataremos únicamente las cuestiones relativas a la creación de los vínculos de datos, dejando para la próxima el estudio de la edición de vínculos y la actualización de tablas insertadas a partir de ellos, así como los ejemplos prácticos de aplicación de todos estos conceptos.


Inserción de tablas desde un vínculo de datos

Tal y como avanzamos en la tercera entrega de esta serie, AutoCAD contempla la posibilidad de insertar una tabla que se rellena automáticamente con los datos existentes en un archivo externo, lo que permite evitar la tediosa operación de transcribir la información y el consiguiente riesgo de cometer errores. La inserción de una tabla para su relleno automático se efectúa mediante el comando TABLA (TABLE) seleccionando la opción De un vínculo de datos en el área Opciones de inserción del cuadro de diálogo Insertar tabla.

El archivo externo que contiene los datos de la tabla puede ser una hoja de cálculo de Microsoft Excel (XLS o XLSX) o un archivo en formato CSV (Comma Separated Value). En ambos casos es necesario que la aplicación Microsoft Excel esté instalada en el ordenador y, si el formato del archivo es XLSX, la versión mínima de Excel debe ser la 2007. Los archivos CSV son simples archivos de texto donde cada fila de la tabla se corresponde con una línea de texto y los datos de las celdas se separan mediante el carácter de punto y coma ( ; ).

El relleno automático de una tabla con los datos contenidos en el archivo externo exige definir, antes de insertar la tabla, una conexión entre ella y dicho archivo, que se denomina vínculo de datos. La definición de un vínculo de datos es una operación sencilla que se lleva a cabo mediante el comando VINCUDAT (DATALINK) y recoge información relativa a la ubicación del archivo en el disco, el rango de celdas implicado, el tratamiento que se aplicará a los tipos de datos y a las fórmulas y si se permite o no la actualización del archivo externo cuando cambie el contenido de las celdas de la tabla en el dibujo. El comando se puede iniciar utilizando cualquiera de los métodos enumerados a continuación.

1. Escribiendo el nombre VINCUDAT (DATALINK) en la línea de comando o en la entrada de solicitud dinámica.
2. Desde el cuadro de diálogo Insertar tabla, seleccionando la opción De un vínculo de datos, desplegando la lista situada inmediatamente debajo y seleccionando el elemento Iniciar Administrador de vínculos de datos o bien haciendo clic en el botón situado a la derecha de la lista.
   
   
3. Haciendo clic en el icono Vínculo de datos del grupo Vinculación y extracción en la ficha Insertar de la cinta de opciones.
   
   
4. Haciendo clic en el icono Vínculo de datos del grupo Tablas en la ficha Anotar de la cinta de opciones.
   
   
5. Si la barra de menús está visible, seleccionando la opción Administrador de vínculos de datos en el submenú Vínculos de datos del menú desplegable Herr.
6. Escribiendo la abreviatura VINCD en la línea de comando o en la entrada de solicitud dinámica.

Al iniciar el comando VINCUDAT (DATALINK) se abre el cuadro de diálogo Administrador de vínculos de datos donde se llevan a cabo todas las operaciones relativas a la gestión de los vínculos. El núcleo principal del cuadro de diálogo es la vista en árbol de la parte superior, etiquetada como Vínculos, donde figuran los nombres de los vínculos definidos en el dibujo junto con un nodo adicional que permite la creación de un nuevo vínculo de datos.

Todos los vínculos definidos en el dibujo, tanto si se refieren a archivos de Excel (XLS y XLSX) como a archivos de texto en formato CSV, parten del mismo nodo raíz nombrado como Vínculos de Excel. Análogamente, el nodo Crear un nuevo vínculo de datos de Excel permite crear vínculos con archivos de Excel y también con archivos CSV. Por lo tanto, la coletilla “de Excel” que figura en ambos nodos produce cierta confusión y sería conveniente suprimirla.

Cada vínculo de la vista en árbol se identifica mediante su nombre precedido de un icono que representa una cadena de dos eslabones. Si el vínculo no es válido, lo que sucede cuando no se encuentra el archivo al que se refiere, el icono incluye una señal con un signo de admiración que advierte de la rotura del vínculo. Al seleccionar un vínculo en el árbol y pulsar el botón derecho del ratón se abre un menú contextual que proporciona opciones para editar las propiedades del vínculo, cambiar su nombre, suprimirlo o abrir el archivo al que hace referencia.

Las áreas Detalles y Vista preliminar sólo tienen carácter informativo. Ambas se habilitan al seleccionar un vínculo en la vista en árbol. El área Detalles muestra el nombre del vínculo, la ruta de su ubicación en el disco y el rango de celdas asociado. La Vista preliminar, que se puede activar y desactivar a voluntad, muestra una representación aproximada de una tabla con el rango de celdas definido para el vínculo. Si el rango es demasiado grande, la vista preliminar no se representa.


Creación de un nuevo vínculo de datos

La creación de un nuevo vínculo de datos se puede iniciar haciendo clic en el nodo Crear un nuevo vínculo de datos de Excel de la vista en árbol o bien seleccionando la opción Crear nuevo vínculo de datos en el menú contextual de que dispone ese mismo nodo. En ambos casos se abre un sencillo cuadro de diálogo donde se solicita el nombre del vínculo. Después de consignar el nombre y pulsar en el botón Aceptar se abre el cuadro de diálogo Nuevo vínculo de datos de Excel donde comienza la definición del vínculo propiamente dicha.

El archivo que contiene los datos de la tabla se especifica en el área Archivo, haciendo clic en el botón etiquetado con puntos suspensivos […] o seleccionando un elemento de la primera lista desplegable, que incluye los nombres de los archivos correspondientes a los vínculos existentes en el dibujo.

La lista desplegable Tipo de ruta permite elegir cómo se guarda en el vínculo la ruta correspondiente a la ubicación del archivo en el disco. Se puede guardar la Ruta completa, la Ruta relativa o solamente el nombre del archivo y su extensión (opción Sin ruta). La elección del tipo de ruta debe hacerse de modo que se asegure la localización del archivo de datos si éste o el archivo de dibujo cambian su ubicación en el disco. Las directrices generales que se pueden seguir para elegir el tipo de ruta son las siguientes:

• Ruta completa. Cuando el archivo de datos no cambia nunca su ubicación en el disco, pero puede cambiar la del archivo de dibujo.
• Ruta relativa. Cuando ambos archivos pueden cambiar su ubicación, pero el cambio se produce siempre conservando la relación jerárquica entre sus respectivas carpetas. Esta opción requiere que el dibujo haya sido guardado previamente.
• Sin ruta. Sólo cuando el archivo de dibujo y el de datos residen siempre en la misma carpeta. También requiere que el dibujo haya sido guardado.

El tipo de ruta que AutoCAD propone por defecto es Ruta relativa, salvo cuando el archivo de datos y el del dibujo residen en unidades de disco diferentes, en cuyo caso no es posible aplicar una ruta relativa y la opción propuesta por defecto es Ruta completa.

El área Opciones de vínculo determina qué parte de la hoja de cálculo o del archivo CSV será vinculada. La lista desplegable Seleccione la hoja de Excel con la que vincular contiene los nombres de todas las hojas definidas en el archivo XLS o XLSX, debiéndose elegir aquélla en la que residan los datos que se pretendan vincular. Si el archivo de datos es del tipo CSV, esta lista sólo contiene el nombre del archivo ya que el formato CSV no admite más de una hoja. La información se completa especificando el rango de celdas de la hoja elegida que serán vinculadas, para lo que se dispone de las siguientes opciones:

• Vincular hoja completa. AutoCAD busca automáticamente la primera y la última celda de la hoja que contengan datos para determinar el rango.
• Vincular con un rango nombrado. Sólo se habilita para archivos XLS y XLSX cuando la hoja elegida contiene rangos de celdas definidos con un nombre. En ese caso, la lista desplegable mostrará dichos nombres para elegir el que corresponda.
• Vincular con rango. Si se elige esta opción, el rango de celdas debe especificarse en la casilla situada inmediatamente debajo consignado los identificadores de la primera y de la última celda del rango separados por el carácter de dos puntos, como por ejemplo B3:M6. También es posible especificar todas las celdas de una o más columnas omitiendo los números de fila en los identificadores, como por ejemplo B:B o B:H. Se puede utilizar el botón Vista preliminar, situado a la derecha de la casilla, para que AutoCAD intente representar el rango elegido en el área de Vista preliminar dispuesta en la zona inferior del cuadro de diálogo.

El archivo de datos, la hoja y el rango de celdas componen la información básica necesaria para definir un vínculo de datos, por lo que una vez suministrada basta pulsar en el botón Aceptar para completar la operación.


La versión ampliada del cuadro de diálogo

El cuadro de diálogo Nuevo vínculo de datos de Excel tiene una versión ampliada que cuenta con dos áreas donde se agrupan una serie de opciones que determinan la forma de resolver los tipos de datos y las fórmulas en la vinculación, así como la posible actualización del archivo original si se producen cambios en el dibujo que afecten al contenido de la tabla. El acceso a esta versión ampliada se efectúa por medio del pequeño botón circular, que está representado con un signo de mayor que ( > ) y situado en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo. Este mismo botón, cuya representación se cambia por un signo de menor que ( < ), permite devolver el cuadro de diálogo a su versión reducida.

Las tres opciones del área Contenido tienen por objeto establecer el tratamiento que se aplica a los tipos de datos numéricos y a las fórmulas en el proceso de vinculación cuando la información procede de un archivo XLS o XLSX. En este sentido, conviene tener en cuenta que Microsoft Excel admite formatos numéricos y fórmulas que AutoCAD no soporta. El efecto producido en el contenido de las celdas de la tabla en el dibujo con cada una de las tres opciones es el siguiente.

• Mantener formatos de datos y fórmulas. El formato numérico de los datos de cada celda se conserva siempre que sea asimilable a alguno de los formatos admitidos por AutoCAD. Si el formato no es compatible, el contenido de la celda se convierte en texto. Las fórmulas, por su parte, se conservan, pero si AutoCAD no dispone de una fórmula equivalente a la consignada en Excel, la celda mostrará los símbolos de error (####) para señalar que dicha fórmula no se ha podido resolver.
• Mantener formatos de datos, resolver fórm. en Excel. Esta opción se comporta como la anterior en lo que se refiere a los formatos numéricos, pero las fórmulas no se conservan sino que se evalúan en Excel y su resultado se transfiere a la celda, evitando así los posibles errores producidos por las fórmulas incompatibles.
• Convertir form. de datos en texto, resolver fórm. en Excel. Es la opción seleccionada por defecto para evitar los problemas derivados de los formatos numéricos y las fórmulas incompatibles. El contenido de todas las celdas se convierte en texto, incluidas las celdas con fórmulas, las cuales se evalúan en Excel antes de transferir el resultado a la celda correspondiente.

Todos los vínculos permiten la actualización de la tabla en el dibujo cuando se producen cambios en el archivo de datos, ya sea XLS, XLSX o CSV. La operación inversa, es decir, la actualización del archivo de datos si se modifica el contenido de las celdas en el dibujo, es opcional y depende del estado de la casilla Permitir escritura en archivo de origen en la definición del vínculo. Cuando esta casilla se encuentra activada, que es la opción propuesta por defecto, la actualización de contenidos entre la tabla del dibujo y el archivo de datos es bidireccional. En caso contrario, el archivo de datos queda protegido frente a los posibles cambios que se produzcan en la tabla del dibujo.

Finalmente, las opciones del área Formato de celdas, que sólo son aplicables para los archivos XLS y XLSX, determinan el aspecto de la tabla en el dibujo estableciendo la prioridad entre las propiedades de formato de las celdas en el archivo externo y las definidas en el estilo de tabla seleccionado en el momento de la inserción. Si la casilla Usar formato de Excel está desactivada, el aspecto de la tabla dependerá exclusivamente del estilo de tabla. En caso contrario, cualquier propiedad de formato (tipo, color y altura de letra, color de relleno, etc.) aplicada a las celdas en el archivo externo tendrá preferencia sobre la del estilo de tabla. Al activar esta casilla, se habilitan las dos opciones situadas inmediatamente debajo, cuyos efectos son los siguientes:

• Mantener tabla actualizada con formato de Excel. Establece que los cambios producidos en el archivo externo sobre los formatos de las celdas se apliquen también sobre la tabla del dibujo en el proceso de la actualización.
• Iniciar con formato de Excel, no actualizar. Los formatos de las celdas en el archivo externo sólo se tienen en cuenta al insertar la tabla, pero se ignoran por completo durante los procesos de actualización.

El aspecto de las tablas insertadas a partir de vínculos con archivos CSV, en los que no existen propiedades de formato de las celdas, siempre está determinado por el estilo de tabla elegido en el momento de la inserción.

En la próxima entrega pondremos en práctica los conceptos que acabamos de exponer. Definiremos un vínculo de datos e insertaremos una tabla a partir de dicho vínculo, lo que nos permitirá tratar los aspectos particulares que presentan este tipo de tablas y también las cuestiones relativas a los procesos de actualización de datos.

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